Pe scurt
- TeamFlow este un instrument gratuit administrat de RaSky Robotics, o echipă de robotică a elevilor din Craiova, România. Noi suntem operatorul datelor.
- Colectăm datele furnizate de utilizator (contul și munca echipei) și un volum mic de date tehnice necesare pentru siguranța serviciului.
- Nu există reclame, analize statistice sau urmărire. Nu vindem datele și nu le folosim în scopuri de marketing.
- Membrii echipei văd profilul utilizatorului și munca împărțită cu ei. Personalul autorizat TeamFlow poate accesa datele atunci când este necesar pentru asistență, moderare sau securitate.
- Utilizatorul poate cere o copie a datelor, corectarea sau ștergerea lor. Contul se poate șterge direct din Setări, iar pentru orice altceva este disponibilă adresa help@teamflow-ftc.com.
Acest rezumat are rol de ajutor. Se aplică textul complet de mai jos.
1Cine suntem
TeamFlow (teamflow-ftc.com) este o aplicație web care ajută echipele FIRST Tech Challenge să își organizeze membrii, sarcinile, evenimentele și banii. Este administrată de RaSky Robotics, echipa FIRST Tech Challenge #19109, Colegiul Național „Elena Cuza”, Craiova, România, care stabilește scopurile și modul în care sunt prelucrate datele personale. În sensul GDPR, noi suntem operatorul.
TeamFlow este un proiect necomercial. Este gratuit, nu are clienți plătitori și este întreținut de voluntari. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor; adresa de contact de mai jos ajunge la persoanele responsabile de serviciu.
Contact pentru orice aspect din această politică: help@teamflow-ftc.com.
2Datele pe care le colectăm
Contul
- Numele, adresa de email și parola. Parola propriu-zisă nu este stocată niciodată, ci doar un hash bcrypt ireversibil al acesteia.
- Detalii opționale adăugate de utilizator: un nume de utilizator, o scurtă descriere și o fotografie de profil.
- Un număr de telefon, doar dacă îi cerem utilizatorului să își confirme datele de contact. Îl poate vedea doar personalul autorizat TeamFlow.
- Autentificarea în doi pași, dacă este activată: secretul din spatele codurilor generate de aplicația de autentificare și cheile publice ale passkey-urilor. Passkey-urile nu ne trimit niciodată amprenta sau imaginea feței; acestea rămân pe dispozitivul utilizatorului.
- Setările de aspect (temă, culoare de accent, mărimea textului, animații), pentru ca ele să se păstreze de pe un dispozitiv pe altul.
- Momentul acceptării Termenilor și a acestei politici, precum și versiunea acceptată.
Munca echipei
- Echipe: nume, număr de echipă FIRST, descriere, logo, oraș, țară, fus orar, format de dată și monedă.
- Cine face parte din ce echipă, rolurile, permisiunile și departamentele fiecăruia.
- Sarcini și subsarcini, persoanele cărora le sunt atribuite și istoricul lor.
- Evenimente din calendar, inclusiv competițiile preluate de pe FTCScout sau natie.ro.
- Fonduri: sponsori, venituri, cheltuieli, sume și chitanțele PDF încărcate.
- Invitații: numele și adresa de email a persoanei invitate, rolul oferit și cine a trimis invitația.
Unele dintre aceste date pot privi alte persoane, de exemplu un coleg invitat sau un sponsor înregistrat. Se recomandă adăugarea doar a ceea ce este cu adevărat necesar echipei și numai atunci când există dreptul de a împărtăși aceste informații.
Date tehnice și de securitate
- Sesiuni de autentificare: un identificator de sesiune aleatoriu, momentul în care expiră și momentul ultimei folosiri, împreună cu adresa IP, țara aproximativă și tipul de browser de pe care a fost folosită.
- Un jurnal al acțiunilor făcute cu contul, cum ar fi autentificarea, schimbarea emailului sau a parolei și adăugarea sau modificarea elementelor dintr-o echipă, împreună cu adresa IP, țara aproximativă și tipul de browser. Este folosit pentru protejarea conturilor și siguranța serviciului.
- Înregistrări de securitate păstrate de serverul care se află în fața TeamFlow: adresa IP, țara aproximativă (de la Cloudflare) și tipul de browser pentru vizitele pe pagina principală (cel mult o înregistrare pe adresă pe oră), încercările de autentificare (adresa IP, emailul sau numele de utilizator introdus, dacă a reușit, tipul de browser), blocările automate ale adreselor care atacă serviciul și alertele de securitate, cum ar fi un fișier încărcat respins.
- Adresa IP de pe care s-a făcut înregistrarea, folosită pentru a depista conturile false sau abuzive.
- Contoare temporare ale autentificărilor și înregistrărilor eșuate pentru fiecare adresă IP, păstrate doar în memorie.
- Evidența acțiunilor de asistență și de moderare, păstrată pentru asumarea răspunderii.
- Țara aproximativă din care provine fiecare cerere (de la Cloudflare), folosită pentru protejarea conturilor și siguranța serviciului.
- Semnale provenite din verificări automate pentru conturi false și abuz, de exemplu dacă un domeniu de email poate primi mesaje. Pentru a verifica un domeniu ne uităm doar la înregistrările sale DNS publice.
Ce nu colectăm
Nu folosim instrumente de analiză statistică, publicitate sau urmărire prin rețele sociale, nu construim profiluri ale utilizatorilor în scopuri de marketing și nu colectăm locația exactă. Nu cerem categorii speciale de date, cum ar fi cele privind sănătatea sau religia; acestea nu trebuie introduse în TeamFlow.
3Cum folosim datele și temeiurile legale
Conform GDPR (articolul 6), orice utilizare a datelor personale are nevoie de un temei legal. Acestea sunt ale noastre:
| Scop | Temei legal |
|---|---|
| Crearea contului, autentificarea și funcționarea funcțiilor folosite (echipe, sarcini, calendar, fonduri, profiluri, invitații). | Executarea acordului încheiat cu utilizatorul, adică a Termenilor (art. 6 alin. (1) lit. b)). |
| Menținerea securității TeamFlow: limitarea numărului de cereri, blocarea atacurilor, scanarea antivirus a fișierelor încărcate, autentificarea în doi pași, verificările anti-bot la înregistrare. | Interesul nostru legitim de a proteja serviciul și utilizatorii săi (art. 6 alin. (1) lit. f)). |
| Depistarea echipelor false, a uzurpării identității, a spamului și a altor abuzuri, gestionarea sesizărilor și moderarea conținutului. | Interesul nostru legitim și al utilizatorilor noștri pentru un serviciu sigur (art. 6 alin. (1) lit. f)); obligațiile noastre conform Regulamentului privind serviciile digitale (art. 6 alin. (1) lit. c)). |
| Ajutorul oferit la cererea de asistență. | Executarea acordului (art. 6 alin. (1) lit. b)) și interesul nostru legitim de a răspunde (art. 6 alin. (1) lit. f)). |
| Afișarea competițiilor echipei de pe FTCScout și natie.ro. | Executarea acordului (art. 6 alin. (1) lit. b)). |
| Păstrarea dovezii acceptării Termenilor și răspunsul la cererile autorităților atunci când legea o impune. | Obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c)) și interesul nostru legitim de a putea demonstra că respectăm legea (art. 6 alin. (1) lit. f)). |
Acolo unde ne bazăm pe interese legitime, le-am pus în balanță cu drepturile utilizatorului, care se poate opune oricând (vezi Drepturile utilizatorului). Detaliile opționale de profil, cum ar fi o fotografie sau o descriere, sunt în întregime la alegerea utilizatorului și pot fi eliminate oricând.
Nu luăm decizii privind utilizatorii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative. Verificările automate doar semnalează conturi și echipe; o persoană analizează fiecare semnalare înainte ca ceva să fie suspendat.
4Cine poate vedea datele
- Colegii de echipă. Membrii unei echipe văd unii altora numele, adresa de email, numele de utilizator, fotografia, descrierea, rolul și departamentul, precum și sarcinile, evenimentele și fondurile echipei, în funcție de permisiunile acordate de echipă.
- Personalul autorizat TeamFlow, atunci când este necesar pentru a sprijini echipele, a investiga sesizări, a preveni abuzurile sau a menține securitatea serviciului. Aceste acțiuni sunt înregistrate și se iau doar atunci când există un motiv.
- Furnizorii de servicii care ne ajută să rulăm TeamFlow, enumerați mai jos. Primesc doar ce le trebuie pentru activitatea lor.
- Autoritățile, doar atunci când legislația română sau europeană ne obligă să comunicăm date, de exemplu în baza unei hotărâri judecătorești.
Nu vindem și nu închiriem niciodată date personale și nu le împărtășim cu agenți de publicitate.
Furnizori de servicii
| Furnizor | Ce face | Date implicate |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (SUA, cu servere în întreaga lume) | Livrează site-ul, îl protejează împotriva atacurilor și rulează verificarea anti-bot Turnstile pe formularul de înregistrare. | Adresa IP, detaliile browserului și cererile făcute. Turnstile citește și semnale tehnice din browser pentru a deosebi oamenii de boți. |
| FTCScout (ftcscout.org) | Date publice FIRST Tech Challenge: numele echipelor și programul competițiilor. | Doar numerele de echipă FIRST sau numele de echipă căutat. Cererile sunt făcute de serverul nostru, așa că adresa IP a utilizatorului nu este transmisă. |
| natie.ro | Calendarul public al competițiilor FIRST Tech Challenge din România. | Niciunele. Serverul nostru citește calendarul public și nu trimite nimic despre utilizator. |
Tot restul rulează pe propriul nostru server din România: baza de date, stocarea fișierelor, scanarea antivirus a fișierelor încărcate (ClamAV, rulat local) și fonturile folosite de site. Nu folosim Google Fonts sau alte servicii externe de fonturi.
La folosirea opțiunilor „Adaugă în Google Calendar” sau „Adaugă în Outlook” pentru un eveniment, browserul deschide serviciul respectiv și îi trimite detaliile evenimentului. Această transmitere are loc între utilizator și Google sau Microsoft, conform politicilor lor de confidențialitate.
5Transferuri internaționale
Serverul și baza noastră de date se află în România, în Uniunea Europeană. Cloudflare este o companie din SUA și poate prelucra traficul în centre de date din afara UE. Cloudflare este certificată în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework, pe care Comisia Europeană l-a recunoscut ca oferind un nivel adecvat de protecție, iar condițiile sale de prelucrare a datelor includ Clauzele contractuale standard ale UE.
6Cât timp păstrăm datele
| Date | Durată |
|---|---|
| Contul și profilul | Până la ștergerea contului. |
| Sesiuni de autentificare | 30 de zile la alegerea opțiunii Ține-mă conectat, altfel 12 ore sau până la închiderea browserului; în orice caz, până la deconectare. |
| Jurnalul acțiunilor din cont | 90 de zile, apoi este șters automat. |
| Pasul de autentificare în doi pași | 5 minute. |
| Conținutul echipei | Cât timp există echipa. O echipă ștearsă poate fi restaurată timp de 30 de zile, după care conținutul ei este șters odată cu ea. |
| Invitații | Expiră după 14 zile și sunt șterse odată cu echipa sau mai devreme, dacă echipa le anulează. |
| Vizite pe pagina principală, încercări de autentificare și alerte de securitate | 90 de zile, apoi sunt șterse automat. |
| Blocări ale adreselor IP care atacă | O blocare automată durează între 30 de minute și 7 zile, iar înregistrarea ei este ștearsă la 90 de zile după încheiere. O blocare setată manual durează până la eliminarea ei. |
| Adresa IP de la înregistrare | 90 de zile. |
| Contoare de limitare a cererilor, păstrate în memorie | Cel mult o oră și se pierd la fiecare repornire a serverului. |
| Semnale automate de abuz | Până la analizare; semnalele rezolvate sau respinse sunt șterse după 12 luni. |
| Evidența acțiunilor de asistență și de moderare | 24 de luni. |
| Acceptarea Termenilor | Cât timp există contul. |
La ștergerea contului ștergem profilul, fotografia, numărul de telefon, descrierea, preferințele, adresa IP de la înregistrare, sesiunile, jurnalul acțiunilor din cont, setările de autentificare în doi pași, apartenența la echipe și invitațiile trimise pe adresa de email a contului. Echipele create de utilizator nu sunt șterse: rămân membrilor lor, iar dacă utilizatorul era singurul mentor al unei echipe, membrul care s-a alăturat cel mai devreme devine mentorul ei. Sarcinile, subsarcinile, evenimentele, înregistrările de fonduri și chitanțele adăugate rămân la echipă și apar ca adăugate de TeamFlow, fără numele utilizatorului. O echipă rămasă fără membri este păstrată până când facem curățenie. Datele șterse pot rămâne pentru scurt timp în copiile de siguranță, până când acestea sunt suprascrise.
Pentru a părăsi o echipă, utilizatorul deschide Setări, apoi Profil, alege Părăsește echipa în dreptul ei și confirmă cu parola. Mentorul poate șterge întreaga echipă din panoul echipei, cu Șterge echipa: toți membrii pierd imediat accesul, iar echipa poate fi restaurată dacă mentorul ne scrie la help@teamflow-ftc.com în cel mult 30 de zile. După acest termen, echipa și conținutul ei sunt șterse definitiv. Singurul mentor al unei echipe nu o poate părăsi, dar o poate șterge sau ne poate scrie la help@teamflow-ftc.com pentru a preda rolul de mentor altcuiva.
7Cum protejăm datele
- Tot traficul este criptat prin HTTPS.
- Parolele sunt stocate doar ca hash-uri bcrypt. Contul poate fi protejat suplimentar prin autentificarea în doi pași, cu o aplicație de autentificare sau cu passkey-uri.
- Autentificările eșuate repetate, înregistrările în masă și scanările sunt limitate și blocate automat.
- Fotografiile și chitanțele încărcate sunt verificate după tipul real al fișierului și scanate antivirus înainte de a fi stocate.
- Accesul în cadrul unei echipe urmează rolurile și permisiunile; cookie-ul de sesiune nu poate fi citit de scripturi.
- Serviciul rulează pe propriul nostru server din România, unde sunt păstrate și baza de date și fișierele.
Niciun sistem nu este perfect sigur. Dacă aflăm de o încălcare a securității care pune în pericol datele utilizatorilor, vom informa autoritatea de supraveghere din România în cel mult 72 de ore, acolo unde legea o impune, și îi vom anunța direct pe utilizatorii afectați atunci când riscul pentru aceștia este ridicat.
8Drepturile utilizatorului
Conform GDPR, utilizatorul are dreptul:
- să acceseze datele personale pe care le deținem despre el și să primească o copie a acestora;
- să corecteze datele greșite sau incomplete; cele mai multe se pot modifica direct în Setări;
- să ceară ștergerea datelor; contul se poate șterge direct din Setări, la Profil;
- să restricționeze modul în care folosim datele, de exemplu cât timp este analizată o plângere;
- să primească datele furnizate într-un format portabil, care poate fi citit automat;
- să se opună prelucrării bazate pe interesele noastre legitime;
- să nu facă obiectul unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care îl afectează în mod semnificativ;
- să își retragă oricând consimțământul, acolo unde ne bazăm pe consimțământ, fără a afecta prelucrarea anterioară.
Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, cererea se trimite la help@teamflow-ftc.com de pe adresa asociată contului. Răspundem în termen de o lună și putem cere mai întâi confirmarea identității. Este gratuit.
Utilizatorul poate depune și o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), la dataprotection.ro, sau la autoritatea din țara UE de reședință. Am aprecia însă să avem mai întâi ocazia de a rezolva problema împreună.
9Copii și elevi
Mulți utilizatori TeamFlow sunt elevi de liceu. În România, ca și conform articolului 8 din GDPR, o persoană își poate da singură acordul pentru un serviciu online ca acesta de la vârsta de 16 ani. Persoanele sub 16 ani au nevoie de permisiunea unui părinte sau tutore pentru a crea un cont, iar acest lucru se confirmă la înregistrare.
Colectăm doar ce are nevoie o echipă pentru a lucra împreună, nu folosim niciodată datele pentru publicitate sau creare de profiluri și nu facem public profilul nimănui.
Părinții și tutorii ne pot scrie la help@teamflow-ftc.com pentru a afla ce date deținem despre copilul lor, pentru a le corecta sau pentru a cere ștergerea contului. Dacă aflăm că un cont a fost creat fără permisiunea necesară, îl ștergem.
Mentorii și liderii de echipă care adaugă elevi ar trebui să introducă doar ce are nevoie echipa și să respecte regulile școlii lor.
11Modificări ale acestei politici
Dacă schimbăm modul în care prelucrăm datele personale, vom actualiza această pagină, versiunea și data ei. Modificările importante vor fi anunțate în TeamFlow înainte de a se aplica.
12Contact
Întrebări, cereri sau plângeri legate de confidențialitate: help@teamflow-ftc.com. Pentru ajutor general cu TeamFlow, este disponibilă pagina de asistență.
RaSky Robotics, echipa FIRST Tech Challenge #19109, Colegiul Național „Elena Cuza”, Craiova, România.